Projectmanager; rennen of stilstaan?

Observatie en beschouwing

Het zijn waarschijnlijk niet de eerste woorden die je te binnen schieten als je denkt aan het werk van een projectmanager.  De meeste mensen hebben andere associaties bij zijn of haar rol in het projectteam. Structuur aanbrengen, werkpakketten maken, taken delegeren en vervolgens veel controleren en rapporteren. Hard werken dus. 

Het is de vraag of al dat harde werken noodzakelijk is voor het succes van het project. Het projectteam is vaak ook hard aan het werk. En de opdrachtgever ook, die kreeg dit project er ook nog eens bij in zijn overvolle agenda. 

Alert op zwakke signalen

Wie denkt er af en toe na of er nog het juiste harde werk wordt verricht? Met de juiste mensen? Wellicht sluimert er iets in het team of rondom het project, waar niemand aandacht voor heeft. Want er zijn zoveel urgente dingen die opgelost moeten worden. 

Totdat dit sluimerende, zwakke signaal is uitgegroeid tot een nijpend probleem. Waarmee het alsnog de volle aandacht van het projectteam opeist en tijd en geld. Zeker bij complexe, risicovolle projecten menen wij dat de projectmanager beter een andere rol kan aannemen in het team. Een meer beschouwende, observerende en luisterende rol. Waarbij ruimte is voor vragen als: wat speelt er nu werkelijk in mijn projectteam? Waar lekt de tijd en de energie weg? Als het binnenkort mis gaat in dit project, wat zou de reden daarvoor kunnen zijn? En zie ik nu al signalen die me daarop wijzen?  

Contact met het hier en nu

Projectmanagers kunnen zich bij uitstek verplaatsen in de eindsituatie van het project. Ze zien door al hun ervaring in soortgelijke projecten, het resultaat volledig voor zich. Ze hebben ook continue de focus op dit resultaat, wat absoluut een kwaliteit is van een goede projectmanager.  

De weg naar dit resultaat ziet de projectmanager vaak ook glashelder voor zich. Hij moet ‘alleen’ nog zijn team over deze weg loodsen. Daar waar de voortgang hapert, gaat de projectmanager trekken, duwen, meewerken om de boel maar weer in beweging te krijgen. Hierin schuilt het gevaar. Door je zo goed te verplaatsen in de eindsituatie, begeef je je in al je gedachten ook al in die situatie. Met de focus op het doel en het harde werken dat daarvoor verricht moet worden, mis je de signalen die wijzen op een aankomende verstoring. Met de continue focus op de toekomst verlies je het contact met het hier en nu.  

Rol van projectmanager

Hoe kan het anders? Het lijkt eenvoudig en het klinkt ook zeer aantrekkelijk: tijd en rust nemen. Voor een gedreven projectmanager is stilzitten een lastige opgave. Het is onze ervaring dat dit wel veel problemen voorkomt en dat je uiteindelijk meer tijd overhoudt. 

Dus een paar keer per week: email uit, telefoon op stil en overdenk het project, de risico’s, de samenwerking, etc. Observeer het team en de omgeving, let op de zwakke signalen (zeker non-verbaal), focus op alles wat afwijkt en opvalt. Doordenk scenario’s door zwakke signalen te extrapoleren naar de toekomst. Bedenk het effect dat je wilt sorteren en overweeg welke interventie passend is. Voer deze uit en observeer wederom. Als gelijkenis met de radio: volume laag, antenne uit.  Je zal verbaasd zijn van het effect.