Home / Inspiratie / Hoe kan goede samenwerking gevaarlijke situaties voorkomen?

Hoe kan goede samenwerking gevaarlijke situaties voorkomen?

Geplaatst door Plan B op 30 juni 2017

Een klus met gevolgen

Het is vrijdagmiddag. De montageploeg zit aan zijn laatste koffiepauze. De mannen kijken uit naar het weekend. Ze hebben afgelopen weken veel overuren gemaakt om de klus te klaren. Ondanks het harde werken krijgen ze tijdens de middagpauze slecht nieuws. Het bedrijf waarvoor ze werken, verkeert in slecht weer. Er is na deze klus geen vervolgwerk en de directeur heeft medegedeeld dat, hoezeer het hem ook spijt, hij niet kan uitsluiten dat er mensen hun baan gaan verliezen. Ondanks het harde werken wordt ook op de huidige klus verlies geleden.

De ploeg heeft het gelaten aangehoord. De mannen werken allen al vele jaren voor het bedrijf en beschouwen de directeur als een van hen. Ze weten hoe hij lijdt onder de teloorgang van zijn bedrijf.

Het is inmiddels half vier. Iedereen verzamelt zijn gereedschap en ruimt de laatste rommel op. Behalve Henk. Henk denkt nog na over de woorden van de directeur. Als hij het werk vandaag afmaakt scheelt dat volgende week een halve dag werk, de huur van een steiger, etc. Henk besluit de laatste plafondplaten nog snel te bevestigen. Hij wenst zijn collega’s een goed weekend en klimt nog een keer 45 meter omhoog.

Ondanks de lange dagen voelt hij zich nog goed. Hij is met het juiste bezig. Het zal niet aan hem liggen als het bedrijf failliet gaat. Voortvarend schroeft hij de platen vast. Het is inmiddels stil in de fabriekshal, iedereen is naar huis. Dan glipt een van de schroeven uit Henk zijn hand. Hij probeert de schroef nog te pakken maar het is te laat. Via de steiger suist de schroef naar beneden. Een paar seconden later hoort Henk een zachte ‘pling’. Hij weet niet of de schroef nu in de kwetsbare en gevoelige apparatuur onder hem terecht is gekomen.

Hoe loopt dit verhaal af?

Is Henk bang voor de eventuele gevolgen voor het bedrijf na het nieuws van zijn directeur en vertrekt hij zonder verdere actie te ondernemen? Of besluit hij toch zijn baas te bellen maar reageert die vervolgens kwaad en maant hem om zijn mond over dit incident te houden? Een andere mogelijkheid zou zijn dat hij zich goed bewust is van de eventuele gevolgschade voor de gevoelige apparatuur en contact opneemt met de Technische Dienst maar door een geïrriteerde medewerker wordt weggewuifd om het zelf op te lossen. Verschillende scenario’s waarbij Henk hoogstwaarschijnlijk die nacht slecht zal slapen.

Met als gevolg dat vier weken later bij ingebruikname de machine allerlei onverklaarbare storingen vertoont. Het lukt de afdeling Technologie maar niet het proces stabiel te krijgen. De vertraging in de start up fase resulteert erin dat meerdere klanten noodgedwongen moeten uitwijken naar andere leveranciers en merken. Nadat de gehele installatie ontmanteld is, wordt de schroef ontdekt die inmiddels meerdere vitale onderdelen beschadigd heeft. Het montagebedrijf wordt aansprakelijk gesteld, het bedrijf vraagt faillissement aan.

Het kan ook anders

Henk realiseert zich direct dat het goed mis is. Hij heeft gisteren nog met iemand gesproken die hem heeft uitgelegd hoe gevoelig de apparatuur is en dat iedere beschadiging moeilijk te herstellen is. Henk klimt naar beneden en gaat op zoek naar iemand van de fabriek. Eindelijk vindt hij iemand van de Technische Dienst. De TD-er loopt direct met Henk mee naar de machine. Het is niet zijn machine, maar hij belt meteen zijn baas met de mededeling dat hij met spoed vijf mensen nodig heeft om een schroef te zoeken bij de machine. Zonder vragen te stellen regelt zijn baas de medewerkers. Binnen vijf minuten komt hij aanlopen met vijf man. Gezamenlijk bepalen ze waar de schroef mogelijk terecht kan zijn gekomen. Vakkundig wordt een aantal onderdelen verwijderd en in een mum van tijd is de schroef gevonden. Triomfantelijk draagt iemand de schroef over aan de manager. De manager loopt richting Henk. Henk vreest het ergste. Met een grote glimlach zegt de manager: ‘Volgens mij is deze schroef van jou. Bedankt voor het snelle en adequate handelen. Loop even mee naar mijn kantoor dan kan ik je vertellen wat er allemaal had kunnen gebeuren als we de schroef niet hadden gevonden. Dit verhaal kun jij aan jouw collega’s vertellen zodat zij zich ook bewust zijn van het belang van adequaat handelen.’

Het effect van dit scenario zal na vier weken beduidend anders zijn. Maatregelen worden genomen zodat het incident nooit meer zal gebeuren en de machine wordt succesvol in gebruik genomen. De directeur van de fabriek is nog bij Henk langs geweest om hem te complimenteren en heeft ook de baas van Henk gebeld. Het montagebedrijf krijgt vervolgopdrachten bij meerdere fabrieken van dezelfde multinational.

De ontslagen zijn van de baan. De directeur vertelt het verhaal op de kwartaalbijeenkomst met alle medewerkers en in de nieuwsbrief wordt het handelen van Henk beschreven en iedereen nogmaals opgeroepen afwijkingen, fouten, incidenten, etc. te melden.

En Henk? Henk vindt het een boel gedoe. Maar hij slaapt wel weer goed, net als zijn baas.

Omgaan met onverwachte gebeurtenissen

In kwetsbare en risicovolle omgevingen kan in een fractie van een seconde een medewerker een beslissing nemen die verstrekkende gevolgen heeft. Vaak is het voor onze klanten al een hele opgave om hun eigen product, proces en cultuur goed en veilig te managen. Zoals bijvoorbeeld passagiersveiligheid op vliegvelden en treinstations, patiëntveiligheid in ziekenhuizen en voedselveiligheid in de voedingsindustrie. Laat staan tijdelijke medewerkers die na het klaren van de klus de omgeving weer verlaten.

Het succes van projectmanagement in dergelijk omgevingen schuilt in onze ogen vooral in de ‘projectcultuur’. In de interactie en samenwerking tussen de partijen. In de mate waarin alle partijen in staat zijn om te gaan met onverwachte gebeurtenissen en gezamenlijk het maximale ondernemen om fouten en incidenten te voorkomen.

Wil je meer lezen over onze visie op projectcultuur. Bestel dan hier het boek ‘High Reliability Projectmanagement: hoe cultuur het regelt!’ van Bernard Sluis.

Wil je meer lezen over projectmanagement? Lees dan de blog van Bernard Sluis, Programma – en portfoliomanagement, een samenwerkingsvraagstuk.