Home / Inspiratie / Hoe krijg je meer grip en inzicht in besluitvorming?

Hoe krijg je meer grip en inzicht in besluitvorming?

Geplaatst door Plan B op 9 oktober 2017

Besluitvorming is in de praktijk van alledag vaak een lastig onderwerp. Wie neemt de beslissingen? Gebeurt dit op de juiste gronden, maar ook tijdig? Hiervoor is een goede balans tussen inhoudskwaliteit en besluitkracht nodig. Dit komt de algehele kwaliteit van beslissingen, en daarmee je project, ten goede.

Besluitvorming in projecten

Er zijn momenten in een project wanneer een besluit noodzakelijk is, maar waar je zelf niet over mag beslissen. Als het mee zit weet je de beslisser(s) wèl aan te wijzen. Vaak is direct afstappen op de beslisser niet mogelijk of niet gewenst:

  • Hiërarchie of procedures kunnen ervoor zorgen dat er eerst met anderen afgestemd moet worden.
  • Het kan verstandig zijn eerst adviseurs of vertrouwelingen van de beslisser te overtuigen.
  • Of een beslisser zit verborgen in een andere organisatie.

En zelfs wanneer je voor jezelf de reeks van benodigde gesprekken helder hebt blijft het niet makkelijk. Ieder van die gesprekken kan een keten aan andere gesprekken veroorzaken die zich buiten je zicht voltrekken, maar wel de beslisser beïnvloeden.

Zo heeft Thomas gehoord dat je voornemens bent bij het volgende maandelijks overleg, het hoofdkantoor om extra resources te vragen en begint hij snel met een resource-lobby voor zijn project. Helaas kwam je daarachter nadat je verzoek was afgewezen.

Krachtenveldanalyse

We kunnen het één en ander vinden van Thomas of de beslisser, maar strijdige belangen en beslissingen die met beperkte informatie en tijd worden gemaakt komen voor. Het is daarom beter je energie te richten op inzicht krijgen op het krachtenveld waarin je je bevindt, zodat je minder snel verrast wordt door acties zoals die van Thomas. Zo’n krachtenveldanalyse kan op verschillende manieren, zoals het tekenen van het organogram van je opdrachtgeversorganisatie, je projectteam en je lijnorganisatie. Breng vervolgens de informele verhoudingen (en mogelijke coalities) in kaart. Deze informele verhoudingen kunnen positief, neutraal of negatief zijn. Of er helemaal niet zijn. Dan zie je bijvoorbeeld dat Thomas goede relaties heeft met de planner van de afdeling en het hoofdkantoor. Dat kun je de volgende keer meenemen in je eigen plan.

Democratisch en autocratisch domein

Buiten een hoge mate van omgevingsbewustzijn zijn er nog andere zaken van belang voor de projectmanager, zoals het komen tot kwalitatief hoogstaande besluiten. Bij een besluitvormingsproces zijn doorgaans deelnemers en beslissers betrokken.

Deelnemers zijn bijvoorbeeld belanghebbenden of experts en moeten het hebben van communicatie: overtuigingskracht, overleggen, argumenten, verleidingskunsten, etc. Beslissers hebben macht: bevoegdheden waarmee ze sancties, beloningen en besluiten kunnen opleggen.

Besluitvorming waarbij de nadruk ligt op de deelnemers bevindt zich in het democratische domein en heeft doorgaans een hoge inhoudskwaliteit. Wanneer beslissers het besluitvormingsproces domineren is er sprake van een hoge mate van besluitkracht; het autocratische domein. Beide extremen van het spectrum hebben hun nadelen.

Op basis van inhoud kan het zijn dat consensus zelfs na lange tijd uitblijft. En snelle besluiten zonder raadpleging hebben weer minder draagvlak of missen inhoudelijke kwaliteit. Daarom kunnen we spreken van een kwalitatief hoogstaand besluit wanneer er een goede balans bestaat tussen de communicatie en inhoudskwaliteit enerzijds, en macht en besluitkracht anderzijds.

Projectmanager als regisseur

Juist de projectmanager heeft de uitgelezen kans om deze balans te bewaken en als regisseur op te treden, door noch de rol van deelnemer, noch die van beslisser op zich te nemen. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat de juiste deelnemers aan tafel komen, maar ook de beslisser in te fluisteren dat het binnen een week toch echt beslecht moet zijn. Zo draagt de projectmanager bij aan kwalitatief hoogstaande besluiten die zowel op juiste gronden als tijdig zijn gemaakt.

De Politieke Dimensie

Onder andere kwamen deze onderwerpen aan bod in een workshop die Plan B van Fred Vermeulen (de Politieke Dimensie) heeft mogen krijgen over besluitvorming in projecten. Naast deze onderwerpen worden verschillende zaken toegelicht en verdiept die handvatten bieden voor meer grip en inzicht in besluitvorming. Interessant voor projecten, maar ook daarbuiten.