Home / Inspiratie / Programma & Portfoliomanagement: Hoe houdt je grip op vele projecten tegelijk?

Programma & Portfoliomanagement: Hoe houdt je grip op vele projecten tegelijk?

Geplaatst door Plan B op 4 april 2017

Hoe houden we controle op onze kritische projecten? Hoe managen we de afhankelijkheden tussen alle projecten? Hoe bewaken we de impact van wijzigingen in de strategie op ons projectportfolio? Hoe verdelen we de beperkte resources over de projecten?

Dit zijn vragen die ons afgelopen jaar veelvuldig gesteld zijn door klanten. Reden om de ervaringen en visie van Plan B ten aanzien van Programma- en portfoliomanagement eens op papier te zetten en komend jaar door te ontwikkelen. Afgelopen jaar heeft Plan B meerdere programma’s gemanaged in de Food- en Pharmasector.

Visie

De meest interessante vraag vinden wij; waarom lukt het organisaties niet zelf om grip te houden op hun projecten?

In de visie van Plan B spelen hierbij naast rationele, voornamelijk irrationele processen een rol. Rationele factoren die wij geregeld tegenkomen zijn; gebrek aan uniforme werkwijze, -methodiek, rapportagestructuur- en discipline, wijzigingenbeheer, incompetentie van opdrachtgevers, programmamanagers en/of projectmanagers. Deze rationale factoren herkennen onze klanten vaak wel.

De irrationele processen/gedragsdynamieken (niet zichtbaar, maar wel bepalend) hebben een veel groter effect. Met irrationele factoren bedoelen wij: onbegrip en/of wantrouwen tussen afdelingen, grote belangentegenstellingen, angst om fouten te maken, eenzijdige focus op eigen succes enzovoort. Dit leidt vervolgens weer tot dynamieken als: “behoudt de goede engineers voor je eigen project”, “breng alleen positief nieuws”, “schrijf het falen van je project vooral toe aan anderen”. Wat het effect is op programma- en portfoliomanagement laat zich raden.

Voordelen

In zekere zin is het werken met externe programmamanagers of adviseurs hier een voordeel. Programmamanagers en adviseurs van Plan B zijn niet belast met het verleden van organisaties en zien processen en dynamieken die klanten niet meer zien. Ze zeggen en vragen zaken die de “eigen” mensen vaak niet meer doen of durven.  In meerdere projecten en programma’s heeft Plan B vastgelopen projecten en processen weer vlot kunnen trekken, door inzicht te geven en tegenstellingen te overbruggen. De door Plan B ontwikkelde High Reliability Projectmanagement (HRP) principes helpen bij het ontwikkelen van het juiste gedrag:

  1. Begrijp en wees gevoelig voor de impact op de business.
  2. Blijf alert op zwakke signalen en afwijkingen.
  3. Voorkom handelen op basis van aannames of veronderstellingen.
  4. Wees veerkrachtig en flexibel.
  5. Toon respect voor expertise.

Het beïnvloeden van de irrationele processen en het ontwikkelen van een HRP samenwerkingscultuur vormen een belangrijke succesfactor in programma en projectmanagement.

Het rationele proces

Plan B onderscheidt een aantal logische stappen op weg naar meer grip en strategische verankering van de projecten:

  1. Inzicht & overzicht; de “feiten onder ogen”. De eerste, vaak al lastige stap, is overzicht te krijgen over alle lopende projecten, de businesscases, de onderlinge afhankelijkheden en het kritische pad over de projecten heen. Wat gaat er allemaal schuiven op het moment van wijzigingen.
  2. Strategische uitgangspunten. Het is een utopie dat organisaties hun visie, strategie vertaald hebben in heldere concrete businessdoelstellingen. Stap 2 is de organisatie te helpen de businessdoelstellingen helder te verwoorden en hieraan programma’s en projecten te koppelen.
  3. Koppelen van strategie en projecten en inzichtelijk maken van de afhankelijkheden, risico’s en scenario’s. Prioriteitsstelling en inrichting programmamanagement
  4. Inrichten van voortgangsbewaking, overlegstructuur, rapportagelijnen en ondersteunende systemen

Het rationele proces kan op een projectmatige manier aangepakt worden; definiëren, faseren, beheersen en monitoren.

Het irrationele proces; het beïnvloeden van wilskracht, houding en gedrag, samenwerking en besluitvorming, overbruggen van tegenstellingen en ontwikkelen van een effectieve programmacultuur is veel meer een continue en iteratief proces, dat niet op voorhand met SMART resultaten is te definiëren.

Deze processen vragen sensitiviteit en creativiteit van de programmamanager. Hij zal snel het vertrouwen moeten verwerven van de betrokken partijen om de onderliggende gedrags- en samenwerkingsdynamieken te doorgronden en bespreekbaar te mogen maken. Vervolgens zal hij creatief moeten zijn in de interventies die hij doet. Voorbeelden van interventie strategieën zijn:

  • Verbinden: partijen bij elkaar brengen, belangen en dilemma’s delen,
  • Inspireren: gemeenschappelijk ambitie (verlangen) bespreken, alternatieve oplossingsrichtingen verkennen, successen vieren
  • Conditioneren: ondersteunen met formats, werkruimtes, kennis, ervaring en voorbeelden van andere organisaties aandragen
  • Confronteren: wijzen op consequenties van keuzes, aanspreken, grenzen aangeven

Geïnteresseerd hoe Plan B dit aanpakt? Neem gerust contact op.